Quando se fala sobre crescimento de uma organização, a conversa geralmente leva à contratação. Embora seja claro que contratar é uma abordagem muito importante para organizações em crescimento, é comum utilizarmos essa opção com muita frequência.

Para descobrir o momento certo para contratar é necessário que além de conhecer a estratégia da sua empresa, você também conheça muito bem seus times e em que momento estão.

Will Larson, autor do livro An Elegant Puzzle: Systems of Engineering, analisa o momento de uma equipe utilizando quatro estados.

Os quatro estados de um time

Ficando para trás, pisando na água, pagando dívidas e inovando.

1. FALLING BEHIND — Uma equipe está ficando para trás se, a cada semana, seu backlog fica maior que a semana anterior. As pessoas estão trabalhando muito, mas não estão progredindo, consequentemente seus usuários estão insatisfeitos.
2. TREADING WATER — Uma equipe está pisando na água se ela for capaz de realizar seu trabalho criando novas funcionalidades, mas não de começar a pagar dívidas técnicas. As pessoas estão trabalhando muito, mas não sentem satisfação ou orgulho do que estão construindo, consequentemente, seus usuários podem estar insatisfeitos.
3. REPAYING DEBT — Uma equipe está pagando dívidas quando é capaz de começar a pagar suas dívidas técnicas e se beneficiar de melhorias de performance e de qualidade, mas não tem tempo para inovar. Seus usuários podem continuar insatisfeitos.
4. INNOVATION — Uma equipe está inovando quando sua dívida técnica é baixa e sustentável e tem facilidade para criar novas funcionalidades. O time está trabalhando de forma saudável e o trabalho está satisfazendo as novas necessidades dos usuários.

Partindo da premissa de que a empresa está crescendo rápido e o escopo dos projetos e times tende sempre a aumentar, as equipes podem passar por esses estados várias vezes, criando assim um ciclo.

O que fazer em cada estado

1. Ao ficar para trás, a solução é contratar mais pessoas até que a equipe comece a pisar na água. Lembrando que você pode substituir a contratação com o redimensionamento dos times, baseado nas prioridades da empresa.
2. Ao pisar na água, a solução é repensar os processos. Taticamente, o foco aqui é ajudar as pessoas a fazerem a transição de uma visão pessoal de produtividade para uma visão de equipe. É muito comum reduzir o WIP (trabalho em progresso) do time para controlar as demandas e assim, conseguir planejar como pagar suas dívidas.
3. Ao pagar uma dívida, a correção é adicionar tempo. Tudo já está funcionando, você só precisa encontrar espaço para o pagamento de dívidas e também justificá-las agregando valor para o usuário. Em uma equipe que estava ficando para trás e alcançou este estado, todos estão ansiosos para entregar novas funcionalidades, e como líder, você deve controlar a impaciência do time e colocar todo foco possível nas dívidas mais críticas.
4. A inovação é um pouco diferente, por que você atingiu o equilíbrio entre dívidas técnicas e construção de novas funcionalidades, mas ainda há uma correção para ser feita! Nesse caso, é necessário manter uma folga no cronograma da sua equipe para que ela possa criar qualidade, trabalhar com excelência técnica e operar continuamente em inovação.

A inovação é o estado ideal, pois indica que o tamanho do time está adequado as demandas. Além disso, indica também que os integrantes do time e os usuários estão satisfeitos.

É indicado contratar nos três primeiros estados, sendo mais necessário no primeiro, porém podendo variar de acordo com a velocidade do crescimento da organização.

Implementando correções nos times

Independente da correção que você irá utilizar — contratação, reorganização, processos ou tempo — você precisará implementar aos poucos. Cada time pode estar em um estado diferente, então comece a aplicar as mudanças em um time. Itere nele até conseguir encontrar a melhor forma para aumentar a eficácia. Você terá recursos limitados, então não tente mover todas as equipes ao mesmo tempo, entenda suas particularidades e comece a aplicar onde considerar mais relevante para a estratégia da empresa.

Agora, conhecendo o momento do seu time, todas as contratações devem ser feitas para a manutenção de times enxutos e de alta performance. Então, se você quer projetar headcount em meio ao crescimento, considere em seu cálculo de capacidade, o diagnóstico atual e a projeção dos times junto da sua estratégia.

Espero que tire proveito dessa leitura e que consiga diagnosticar seus times e planejar melhor suas contratações. Esse texto foi inspirado no livro An Elegant Puzzle: Systems of Engineering Management, caso queira se aprofundar no tema, recomendo a leitura.